Y gyfraithCydymffurfiaeth Rheoleiddiol

Beth yw gwaith swyddfa a llif gwaith?

Mae llwyddiant mewn busnes yn dibynnu i raddau helaeth ar ei sefydliad cywir. Dylai'r ddau reolwr a gweithwyr cyffredin wybod pa waith swyddfa yw. Beth yw ei nodweddion, pa fathau sydd yno, a pha ddogfennau rheoleiddio y dylid eu hystyried wrth drefnu'r llif gwaith?

Beth yw gwaith clercyddol?

Mae unrhyw sefydliad, waeth beth fo'r math o berchnogaeth a nodweddion, yn creu amrywiaeth o bapurau yn ystod ei weithgareddau. Gall y rhain fod yn orchmynion a llythyrau, a phrotocolau. Mae pob un ohonynt yn ymwneud â dogfennau trefniadol a gweinyddol.

Gwaith swyddfa yw'r gweithgaredd i greu dogfennau sefydliad, a gyflawnir yn ôl rhai rheolau a gofynion. Yn fwyaf aml, mae mentrau'n dyrannu gweithwyr arbennig sy'n ymwneud yn unig yn yr ardal hon. Mewn cwmnïau bach, gellir neilltuo swyddogaeth ysgrifennydd i bron unrhyw weithiwr.

Os ydych chi'n deall hanfod derminoleg (beth yw gwaith clercyddol), yna mae tarddiad y gair yn dod yn glir. Mae hyn, yn anad dim, yn gosod gwybodaeth swyddogol ar gyfrwng materol. Yn ystod y broses hon, caiff dogfen drefniadol a gweinyddol ei chreu, sydd wedyn yn cychwyn rhai camau gweithredu.

Ymddangosodd y term "gwaith swyddfa" yn amser maith yn ôl, ond dim ond yng nghanol y ganrif ddiwethaf fe'i ffurfiolwyd, gan gael ei osod mewn dogfennau normadol ar lefel y wladwriaeth.

Gwaith swyddfa a chylchrediad dogfennau - beth ydyw?

Ni all y sefydliad fod yn annibynnol ar y gyfraith. Yma mae gwaith swyddfa a chylchrediad dogfennau bob amser. Beth ydyw, beth yw manylion trosglwyddo gwarannau, sut i'w cofrestru'n briodol? Datrys y materion hyn gan arbenigwyr: ysgrifenyddion, archifwyr, gweithwyr adranél personél.

Mae gwaith swyddfa yn golygu cofnodi gwybodaeth ar gyfrwng corfforol, gan greu papur neu weithred electronig. Ar sail ei sail, mae cylchrediad dogfen y sefydliad wedi'i adeiladu - symud gorchymyn neu lythyrau, o'i greadigaeth ac yn gorffen â gweithredu ac anfon at yr archif neu ddinistrio.

Yn dibynnu ar le creu papurau busnes ynglŷn â gweithwyr a rheolaeth y sefydliad, rhannir llif y ddogfen yn allanol ac mewnol. Bydd y ffynhonnell yn dibynnu ar lwybr pellach y gorchymyn, gorchmynion, llythyrau.

Mae llif gwaith mewnol y sefydliad yn tybio y camau canlynol:

  • Creu dogfen ddrafft;
  • Cydlynu;
  • Arwyddo'r ddogfen ddrafft, dyddiad a rhif cofrestru; O'r adeg o gofrestru, fe'i hystyrir yn swyddogol a'i dderbyn i'w weithredu;
  • Dod â'r cynnwys i'r perfformwyr a'r rheolaeth;
  • Cyflawni cyfarwyddiadau;
  • Cyflawni'r ddogfen a weithredwyd ar gyfer storio yn dilyn, gan ddibynnu ar yr amser a'r angen;
  • Dinistrio papurau busnes gyda therfynau amser sydd wedi dod i ben neu eu ffeilio ar gyfer archifo.

Mae cyfnodau cylchrediad dogfennau allanol yn debyg yn gyffredinol, ond mae rhai gwahaniaethau:

  • Daw dogfennau i'r cwmni o'r tu allan. Gall y rhain fod yn bapurau sefydliadau uwch ac is, canghennau, gweithredoedd normadol o gyrff swyddogol, gorchmynion barnwrol, llythyrau dinasyddion.
  • Rhaid i bob papur busnes a dderbynnir yn y sefydliad basio'r weithdrefn gofrestru heb fethu. Mae'n cadarnhau eu bod yn cael eu cymryd i reoli.
  • Y cam nesaf yw'r gwaith gyda'r ddogfen, ymgyfarwyddo neu weithredu cyfarwyddiadau.
  • Os oes angen, gwneir ymateb swyddogol.
  • Y cam olaf yw cofrestru ar gyfer storio hirdymor neu archifol, a dinistrio posibl.

Yn ogystal, mewn perthynas ag arweinyddiaeth y sefydliad, mae'r mathau canlynol o lif gwaith yn cael eu gwahaniaethu:

  • Ymestyn - o is-gyfarwyddwyr i oruchwylwyr (nodiadau esboniadol);
  • Ymlaen - o reolaeth i weithwyr (archebion);
  • Llorweddol - rhwng cyfoedion (gweithredoedd, protocolau).

Mae pob cam o symud dogfennau wedi'u gosod mewn cylchgronau arbennig. Gellir eu cynnal mewn sawl amrywiad:

  • Logiau ar gyfer symud dogfennau;
  • Cardiau dogfen;
  • Mae rheoli dogfennau electronig yn fwyaf cyffredin ym mwyafrif helaeth y sefydliadau.

Hynodion cadw cofnodion barnwrol

Mae llawer o bobl yn gofyn eu hunain beth yw cadw cofnodion barnwrol, a beth yw ei wahaniaeth yn gyffredinol. Mae'r achos llys yn becyn ychydig o wahanol ddogfennau a thystiolaeth berthnasol. Mae storio a symudiad priodol yn sicrhau tryloywder y system gorfodi'r gyfraith. Ni all rheoli cofnodion barnwrol, yn wahanol i'r un sefydliadol, fod yn wirfoddol. Fe'i cynhelir gan bersonau awdurdodedig ac fe'i rheolir yn llym. Ar ei gyfer, mae pob cam, gan gynnwys dinistrio, yn cael eu diffinio'n normadol ac yn llym.

Swyddogaethau Ysgrifennydd

Mae rhan fwyaf o weithwyr y fenter yn dychmygu'n fawr iawn pa waith swyddfa a chylchrediad dogfennau. Ar gyfer ysgrifennydd, dyma weithgaredd proffesiynol.

Mae'r ysgrifenyddiaeth fenter yn cyflawni prif swyddogaeth cefnogaeth rheoli dogfennau. Yn ôl y ffurf a'r hynod o waith, mae trefniadaeth gwasanaeth swyddfa'r fenter wedi'i rhannu'n y mathau canlynol:

  • Wedi'i ganoli - mae pob ysgrifenydd mewn un adran ac yn adrodd i'r prif glerc neu uwch ysgrifennydd.
  • Wedi'i ddatganoli - mae ysgrifenyddion a gweithwyr sy'n cyflawni eu dyletswyddau wedi'u gwasgaru gan unedau sefydliadol ac maent yn isatebol i oruchwylwyr gwahanol.
  • Cymysg - yn cael ei ganfod yn aml mewn sefydliadau mawr.

Bydd nodweddion arbennig cylchrediad y ddogfen yn y fenter yn dibynnu'n uniongyrchol ar ffurf yr ysgrifenyddiaeth a fabwysiadwyd.

Cyfarwyddyd ar waith swyddfa

Beth bynnag fo maint a ffurf perchnogaeth, mewn unrhyw sefydliad, dylai fod yna weithred reoleiddio sy'n rheoleiddio symud dogfennau. Beth yw llawlyfr cadw cofnodion, a sut i'w lunio? Mae'r mater hwn yn poeni nid yn unig yn ysgrifenyddion, ond hefyd yn arweinwyr.

Mae cyfarwyddyd ar gyfer cadw cofnodion yn weithred normadol fewnol y sefydliad, a gymeradwyir gan orchymyn neu gyfarwyddyd y rheolwr, o weithredu amhenodol. Mae'n disgrifio pob cam o dreigl y ddogfen, rhestrau o swyddi y gall eu llofnodion ardystio dilysrwydd papurau swyddogol, yn darparu enghreifftiau o ddyluniad, ffurflenni a ffurflenni.

Rheoli gwaith swyddfa

Mewn sefydliadau bach sydd â lefel isel o lif gwaith (llai na 200 y flwyddyn), nid oes unrhyw gwestiwn ynghylch rheoli rheoli cofnodion. Penderfynir popeth gan y gweithwyr eu hunain neu hyd yn oed y pennaeth.

Os nad yw dyletswyddau rheoli cofnodion yn uniongyrchol i'r cyflogai ac nad ydynt wedi'u nodi yn ei gontract cyflogaeth, dylid cyhoeddi dyfarniad ar neilltuo'r swyddogaethau hyn. Dylai'r ddogfen hon fanylu cyfrifoldebau, cyfrifoldebau ac iawndal ychwanegol.

Nodweddion rheoli cofnodion personél

Os oes gan y sefydliad o leiaf un gweithiwr, yna bydd angen creu dogfennau llafur. Mae'r cwestiwn, beth yw cadw cofnodion personél, yn arbennig o wir ar gyfer y mentrau sydd â nifer fach o weithwyr.

Rheoli cofnodion personél - yw sicrhau symud dogfennau penodol sy'n gysylltiedig â gweithgaredd gweithwyr gweithwyr y fenter. Fel arfer, cyflawnir y dyletswyddau hyn gan weithwyr yr uned arbennig - yr adran bersonél. Mae eu swyddogaethau'n cynnwys derbyn, prosesu a storio dogfennau personél. Gan gynnwys prosesu data personol sy'n gyfrinachol.

Fel arfer, caiff llif gwaith personél ei gynnal ar wahān i'r cyffredinol gyda chadw rheolau cyfrinachedd a nodweddion storio.

Optimeiddio gwaith swyddfa

Er gwaethaf datblygiad cyflym technolegau digidol, mae llawer o sefydliadau yn anodd gwneud y gorau o'r llif gwaith. Parhewch yn yr hen ffordd i gadw gohebiaeth bapur a chynnal cofnodau cofrestru rheolaidd.

Mae hyn oherwydd dau ffactor:

  • Gwrthsefyll arloesiadau o weithwyr y fenter;
  • Diffyg cyllid.

Dylai rheolwyr gofio bod optimeiddio llif gwaith gyda buddsoddiadau sylweddol yn rhoi effaith economaidd amlwg .

Similar articles

 

 

 

 

Trending Now

 

 

 

 

Newest

Copyright © 2018 cy.delachieve.com. Theme powered by WordPress.