Dogfennau rheoli - y sail ar gyfer gweithredu'r fenter yn llwyddiannus

Mae'r ddogfen yn gysyniad galluog iawn. Fe'i defnyddir mewn meysydd niferus ac amrywiol o weithgareddau pobl, yn destun astudio mewn llawer o ddisgyblaethau gwyddonol. Felly, ni all un adeiladu diffiniad diamwys o'r cysyniad hwn. Mae ystyr ac arwyddocâd y ddogfen yn dibynnu ar ba faes o weithgaredd dynol y caiff ei ddefnyddio. Wedi'r cyfan, mewn cyd-destun gyda chymorth dogfen, mae'n bosib tystio neu brofi unrhyw beth, mewn gwyddoniaeth hanesyddol, mae'n ffynhonnell wybodaeth werthfawr am ddigwyddiadau yn y gorffennol, ac yn y cynhyrchiad a'r busnes, y ddarpariaeth reoli wedi'i ddogfennu'n gywir yw'r allwedd i lwyddiant, oherwydd mai'r ddogfen yma yw prif gyfrwng gwybodaeth busnes, Gyda chymorth pa benderfyniadau rheoli sy'n cael eu cofnodi a'u trosglwyddo . Mae'n bwysig iawn ystyried nad yw'n wahanol i bapurau newydd, cylchgronau, llyfrau sy'n cynnwys gwybodaeth wedi'i brosesu, y ddogfen yw ei brif ffynhonnell, gan mai dyma y caiff ei gofnodi gyntaf.

Hanfodion cefnogaeth rheoli dogfennau

Yn draddodiadol, mae maes gweithgaredd, sy'n darparu cylchrediad dogfennau a gwaith gyda dogfennau swyddogol yn y fenter, yn cael ei alw'n waith swyddfa. Ymddangosodd y tymor hwn yn Rwsia yn y ganrif XVIII. Ac o'r cychwyn cyntaf, dynodwyd achos cyfreithiol neu fater gweinyddol a benderfynwyd gan yr awdurdodau. Yn unol â hynny, dynodwyd y gwaith sy'n gysylltiedig â mabwysiadu penderfyniadau terfynol ar y materion hyn fel gwaith swyddfa. Yn hwyrach, dechreuon nhw alw dogfennau a gasglwyd mewn dilyniant penodol ac yn ôl rhai rheolau. Tua 10 mlynedd yn ôl, daeth y term "cymorth rheoli dogfennau" i gymryd lle gwaith swyddfa, sy'n golygu creu dogfennau, dogfennaeth, hynny yw, Cofnodi gwybodaeth ar bapur neu gyfryngau eraill yn ôl rhai rheolau a safonau a sefydlwyd gan amrywiol reoliadau a rheoliadau, yn ogystal â threfnu'r system rheoli dogfennau yn y fenter.

Gallwch greu dogfennau gan ddefnyddio gwahanol ddulliau o ddogfennaeth. Y rhai mwyaf syml yw pinnau a phensiliau, yn fwy anodd - teipiadur, recordydd tâp, camera fideo, offer ffotograffig, ac ati. Yn olaf, ar hyn o bryd defnyddir cyfrifiaduron i greu dogfennau, sy'n symleiddio ac yn gwella'n fawr nid yn unig y broses ddogfennaeth, ond hefyd y system rheoli dogfennau gyfan. Ar hyn o bryd mae technoleg gyfrifiadurol gyda'i alluoedd helaeth yn brif ffynhonnell creu a storio dogfennau, y prif gludydd gwybodaeth.

Mae rheoli dogfennau hefyd yn creu system rheoli dogfennau aml-lefel gymhleth. Gellir ei gymharu â ffurfio geiriau. Mae llythyrau yn eiriau, ac mae geiriau yn rhannau o'r ymadrodd a'r frawddeg, felly mae'r dogfennau'n cynnwys y system gynradd, sef sail systemau dogfennaeth lefel uwch. Heb system mor integredig o weithio gyda dogfennau, o'u creu, eu trosiant a dod i ben gyda'r adneuo i'r archif a storio, gweithrediad llwyddiannus y fenter, mae rheoli cynhyrchu a busnes yn amhosib. Gellir dweud bod darpariaeth reoli wedi'i ddogfennu a'i drefnu'n dda yn hanfodol yn hanfodol ar gyfer gwaith unrhyw fenter, a all fodoli dim ond pan fo'r system cylchrediad dogfennau yn gweithredu'n gywir.

Mae bron pob un o weithwyr y sefydliad yn wynebu dogfennau yn eu gwaith. Mae arweinwyr gyda'u cymorth yn derbyn y wybodaeth angenrheidiol am weithgareddau israddedigion, yn cydlynu eu gwaith ac yn dileu'r problemau sy'n codi. Mae gweithwyr yn defnyddio dogfennau i gofnodi gwahanol wybodaeth sydd eu hangen arnynt yn eu gwaith. Felly, mae angen i bob arbenigwr wybod pa reoli dogfennau yw, i ddeall pethau sylfaenol cadw cofnodion .