Mae'r ystod o achosion. Mae'r drefn o ffurfio

Rhaid i bob dogfen ôl eu cyflawni yn cael eu grwpio yn yr achos. Mae'r term "busnes" yn unol â GOST 51,141-98 yn cael ei ddeall un ddogfen neu set o ddogfennau, sy'n ymwneud â chyfarwyddyd penodol y sefydliad a'u rhoi mewn ffolder ar wahân. Ar gyfer ffurfio cywir, storio a chofnodi achosion ym mhob sefydliad, rhaid yn flynyddol (gan gymryd i ystyriaeth y newidiadau yn yr amgylchedd allanol a mewnol) cydran Materion Gyfundrefn Enwi, sy'n hanfodol ar gyfer chwiliad cyflym o ddogfennau.

Wrth ffurfio materion y dylai unrhyw unedau cael ei arwain gan ofynion y system y wladwriaeth unedig o gadw cofnodion. Y prif ddarpariaethau wedi'u nodi yn GOST 51,141-98, y prif ddogfennau yr Adran Archifau Llywodraeth Rwsia, canllawiau archif gyrff, rhestrau o ddeunyddiau dogfennol. Mae'n hanfodol i gydymffurfio â thelerau storio dogfennau a ffeiliau. Os yw sefydliad gyda strwythur cymhleth ac mae llawer o swyddogaethau ym mhob adran ac ar draws y sefydliad cymhwyso egwyddorion unffurf o drefnu dogfennau, ffurfio ac achosion mynegeio. Felly staff yr Adran Materion Gyfundrefn Enwi, gwasanaeth o ansawdd, unrhyw un arall uned strwythurol dylai'r neu'r sefydliad yn cael ei ffurfio gan ystyried gofynion y dogfennau normadol.

Yn y cam cyntaf yw nodi'r materion a chategorïau o ddogfennau, y mae'n rhaid iddo gynnwys yr uned neu'r sefydliad Gyfundrefn Enwi achosion. Dylem symud ymlaen o'r angen i dalu am y swm cyfan o ddogfennau sut i greu a derbyn. Pan fyddwch yn gweld y cwestiynau newydd nas cwmpesir gan y gyfundrefn enwau, mae angen i wneud ychwanegiadau. Dylai Ffurflen Materion dull enwi yn caniatáu diweddariad amserol iddo. Felly, pan ddylai Materion mynegeio roi y posibilrwydd o mynegeion newydd ac eithrio yn cymryd lle mynegeion neilltuo yn flaenorol eisoes ffurfio achosion. Pasio busnes anorffenedig gario drosodd i'r ystod y flwyddyn nesaf o gadw'r rhif gwreiddiol.

Rhaid Teitl pob achos fod yn glir ac yn datgelu'n llawn cyfansoddiad yr achos a chynnwys y dogfennau sy'n cael eu gosod yn y ffolder hwn. Ar ffolder rhaid nodi mynegai a oes silff o achos. Cyfuno achosion yn cael ei wneud ar sail y enwol, er enghraifft, gorchmynion, protocolau, cyfarwyddiadau ac yn y blaen. gall achosion gael ei ffurfweddu yn fanwl, er enghraifft, gohebiaeth gyda gohebydd penodol, gohebiaeth ar gyfer y cyflenwad o ddeunyddiau crai, gohebiaeth gyda gohebwyr, ar y cyd ar sail tiriogaethol, ac yn y blaen.

Pryd ddylai dogfennau grwpio dalu sylw i delerau eu storio. Ni gellir eu cyfuno i mewn i un ddogfen achos storio dros dro a pharhaol neu gyfnodau storio gwahanol. Ni chaniateir i gynnwys yn y fargen drafft, dogfennau amherthnasol neu ddewisiadau gopïau lluosi. Yn ffurfio faterion y dylid eu gwirio yng ngŵydd yr holl lofnodion dogfennau a chlirio priodol.

Dylai Materion mynegeio a y drefn flaenoriaeth yn cael ei wneud yn nhrefn eu pwysigrwydd. Mae'r cyntaf yn amlinellu'r dogfennau pwysicaf (gorchmynion, rheoliadau neu eraill dogfennau gweinyddol). Dylai'r gyfundrefn enwau o faterion yn cynnwys mynegeion a phenawdau o faterion, telerau ac amodau storio, trefn gwacáu. Mae'r ystod o achosion a gymeradwywyd gan y drefn a sefydlwyd yn y sefydliad ac yn cytuno gyda'r swyddog yr Archif Cyflwr y rhanbarth. Ar ddiwedd y flwyddyn yn yr Enwau a gyhoeddwyd cofnod terfynol yn dangos nifer yr achosion a agorwyd yn ystod y flwyddyn ym mhob categori. Ffeilio achosion o archifo neu waredu achosion storio dros dro yn barhaol (ar aeddfedrwydd) yn cael ei gynnal yn unol â'r sefydlwyd gan y Cyfarwyddyd ar swydd-waith y sefydliad cywir.