Yr angen am dystiolaeth ddogfennol o benderfyniadau a wnaed angenrheidiol mewn sefyllfaoedd lle maent yn cael eu cymryd ar y cyd. Mae'r rhan fwyaf yn aml at atgyweiria y cwrs o ddigwyddiadau yn cael ei ddefnyddio y math hwn o ddata cofnodi fel y protocol.
Mae gan y gair "protocol" sawl ystyr - gellir ei osod a gweithdrefnau mewn sefyllfa benodol, ac a gynlluniwyd yn gywir dogfen swyddogol sy'n cynnwys y data dilyniant yn ystod y drafodaeth, dadlau ac mewn cyfarfodydd, cynadleddau a chyfarfodydd gwneud penderfyniadau. Byddwch yn ymwybodol bod ganddo nifer o ffurfiau sy'n wahanol o ran eu pwrpas. Cofnodion y cyfarfod y tenantiaid yn ddogfen o gategori ychydig yn wahanol nag, er enghraifft, adroddiad i'r awdurdodau ymchwilio neu eraill awdurdod goruchwylio.
Cyfarfod y gymuned parhaol / dros dro golegol (cyfarfod pwyllgor o gyfranddalwyr, tenantiaid, Bwrdd Cyfarwyddwyr) yn amodol ar ddogfennaeth gorfodol. Yn dibynnu ar y penderfyniad a gymerwyd gan y cadeirydd y sefydliad neu grŵp, gall cofnodion y cyfarfod yn cael ei gynnal yn llawn (cofnod trylwyr o areithiau, dadleuon, cwestiynau ac atebion) neu ffurf gryno. Fel rheol, yn ystod yr ysgrifennydd y sesiwn neu berson cyfrifol arall yn cadw cofnod o bopeth sy'n digwydd, yn casglu deunyddiau cysylltiedig a ddarperir i gyfranogwyr, ac yna yn dod â nhw i mewn i un ddogfen.
Gyda golwg ar ofynion y papur swyddogol, eu bod yn cael eu dynodi yn y safonau y wladwriaeth sy'n llywodraethu'r polisïau cywir. Er enghraifft, yng nghofnodion y cyfarfod o'r perchnogion neu denantiaid o gynrychiolwyr grwpiau a sefydliadau eraill, yn ychwanegol at enw'r ddogfen a'r sefydliad, dyddiad y digwyddiad a'r agenda rhaid ei nodi data y cadeirydd, ysgrifennydd, a mynychu partïon.
Mae crynodeb o'r cynllun gwybodaeth fel a ganlyn: Play - a wnaed (a) - benderfynir / y cytunwyd arnynt. Mae cywirdeb y set ddata yn cael ei llofnodi llofnod y cadeirydd a'r ysgrifennydd. Os bydd angen, gall y cyfarfod cyfranogwyr gael fel copi cyflawn o'r cofnodion, yn ogystal â dyfyniad o unrhyw ran ohono.
Mae rhai o naws y data gwybodaeth yn ddogfen sy'n adlewyrchu'r boblogaeth y cyd ar gyfer cyfarfodydd, yn byw mewn adeiladau fflat. Yn yr achos hwn, y cyfarfod perchnogion tai protocol yn gwneud yn siŵr bod y data ar y ffurf y digwyddiad (casglu gwirioneddol y bobl neu bleidleisio absennol ar yr agenda), mae'r cyfeiriad gwirioneddol a'r ardal o gwrthrych dweud ar wahân, mae nifer y rhai sy'n pleidleisio sy'n bresennol ac yn perthyn iddynt.
Yn ogystal, mae'r cais yn orfodol i'r ddogfen yn rhestr o gyfenwau o gyfranogwyr (neu eu cynrychiolwyr), gyda'r nifer o fflatiau, yn y meddiant. Os yw barn y trigolion Derbyniwyd yn ei absenoldeb, yn y rhestr ychwanegol y dylid ei nodi, nid yn unig ar y data dynol, ond hefyd ei benderfyniadau ar yr holl faterion ar yr agenda. Hefyd, dylai hefyd gynnwys gwybodaeth am y ddogfen, yn cadarnhau yr hawl o berchnogaeth neu feddiant o leoliad penodol mewn rhan o'r tŷ, yn ogystal ag ewyllys pob dinesydd ar gyfer yr eitemau a nodwyd yn yr agenda o ffurfiau clir a dderbynnir (cytuno, anghytuno, ymatal). Dim ond dan yr amod hwn, bydd y trigolion cofnodion cyfarfodydd fod yn ddilys.