Rheolau o ohebiaeth busnes drwy e-bost. Llythyr Busnes: sampl. Sut i anfon e-bost

Dros y deng mlynedd diwethaf, gohebiaeth busnes drwy e-bost wedi ennill poblogrwydd aruthrol a daeth yn un o'r prif ddulliau cyfathrebu busnes. Heddiw, mae'n anodd dod o hyd i berson a fyddai yn ymarferol na fyddai cyfathrebu rhyngbersonol yn defnyddio e-bost. Er gwaethaf hyn, mae llawer o bobl heddiw yn meddwl sut i anfon e-bost fel bod yr holl reolau wedi eu dilyn? Fel gyda chymorth llythyrau cymwys yn ffurfio y derbynnydd argraff dda am yr anfonwr?

Mae'r erthygl hon yn disgrifio'r rheolau o ohebiaeth busnes drwy e-bost, a chyngor ymarferol a ddarperir yn yr erthygl hon i helpu i ddysgu'r cyfathrebu busnes priodol yn paratoi negeseuon e-bost.

Mae llawer yn dechrau eu diwrnod gwaith yn unig i edrych ar y blwch post am negeseuon newydd. Ond, yn anffodus, er gwaethaf nifer yr achosion o dull hwn o gyfnewid gwybodaeth, mae llawer o bobl ddim yn gwybod sut i ddefnyddio'r iaith o ohebiaeth busnes yn briodol, gan gymryd negeseuon e-bost ar gyfer ffordd anffurfiol o gyfathrebu.

Oherwydd cyflymder cyflwyno negeseuon e-bost y mae'n hwyluso'r broses o gyfnewid dogfennau swyddogol pwysig, ffurflenni, ceisiadau, ond yma mae pobl yn gwneud camgymeriadau wrth anfon negeseuon e-bost. Yn aml iawn mae'n digwydd bod wrth baratoi cyfnewid e-bost gydag unrhyw ffeiliau cyfeiriwyd am unrhyw reswm nid ydynt yn gyfystyr y traethodau sy'n cyd-fynd ac nid ydynt yn cyd-fynd â'r thema, a allai gymhlethu gwaith o dderbynwyr. Diben yr erthygl hon i ateb y cwestiwn: sut i anfon e-bost, ac i gadw at yr holl reolau busnes ysgrifenedig gyfathrebu drwy gyfrwng e-bost?

Wrth gasglu'r negeseuon e-bost, rhaid ei llenwi yn yr holl feysydd

Rheolau o ohebiaeth busnes drwy e-bost yn gofyn i'r anfonwr lenwi'r holl feysydd a ddarperir yn y neges e-bost, fel y cyfeiriad a enw'r derbynnydd a anfonwr. Rhaid iddo o reidrwydd ei ddisgrifio fel thema sy'n disgrifio'n fyr hanfod y llythyr a anfonwyd at. Yn aml iawn, a ddisgrifiwyd yn gywir gan y thema y dynged anfon llythyrau a chyflymder i ddatrys y broblem a nodir ynddynt. Dylai negeseuon e-bost Busnes ddechrau gyda chyfarchiad - mae hyn yn fynegiant syml o barch tuag at y derbynnydd yn bwysig iawn ar gyfer pob gohebiaeth. Ar ôl y dylai'r cyfarchiad cael ei ddilyn gan y testun, a elwir "y corff y llythyr," ac yn y diwedd gadawodd llofnod, er enghraifft, "Cofion Gorau, Brice Peter Ivanovich."

Cyfarch mewn gohebiaeth busnes

Ar hyn o bryd y dylem finiogi ei ffocws ymhellach, fel arwydd o barch yn bwysig iawn ym mhob agwedd ar gyfathrebu busnes. ymadrodd cyfarch Optimal yw "Bore da" neu "Helo." gohebiaeth busnes drwy derfynau anfonwr e-bost yn y defnydd o'r ymadrodd "Prynhawn da" neu "Bore da", gan y gall y derbynnydd ddarllen y llythyr ymhell ar ôl ei dderbyn. Nid hefyd yn gywir i'w defnyddio wrth gyfarch ymadroddion llafar a ddefnyddir mewn sgwrs achlysurol.

Ar ôl y dylai'r geiriau neu ymadroddion croeso yn cael ei wneud at y sawl sy'n derbyn yn ôl enw a chyfenw, fel pe enw'r anfonwr yn hysbys, y pwynt hwn gellir hepgor. Ar ôl y lleferydd croesawgar yn gallu symud ymlaen i gyflwyno targed llythyr.

Ymlyniadau mewn gohebiaeth busnes drwy e-bost

Os mai prif bwrpas ysgrifennu nid yn unig yn ysgrifennu y stori a chyflwyniad y pwnc dan sylw, ond hefyd y weinyddiaeth y ffeil, mae'n well i gadw at anfon gwrthrychau yn y lle cyntaf. Mae'n aml yn digwydd bod llawer o gludwyr, o ganlyniad i esgeulustod, yn amlinellu hanfod y cwestiwn yn y testun y llythyr, anghofio i osod y buddsoddiad angenrheidiol. Gall hyn esgeulustod cael effaith andwyol ar enw da'r busnes y busnes yr anfonwr.

Dylai Ebost yn adnabyddadwy ac yn gryno

ohebiaeth busnes gan reolau e-bost yn gofyn i'r anfonwr i gael enw e-bost adnabyddadwy, sy'n gorfod cario'r wybodaeth gywir am enw yr anfonwr. Iawn gryno ac nid edrych, llythyrau ac apeliadau swyddogol gwirion, pan nododd y cyfeiriad electronig ymadroddion neu eiriau anffurfiol, er enghraifft, e-bost «limon_petya". Mae'n edrych yn anurddasol iawn ar gyfer oedolyn. Ar gyfer busnes gohebiaeth yn well i greu cyfeiriad e-bost ar wahân ac yn arsylwi ar y moesau o ohebiaeth busnes drwy e-bost.

Gan ddefnyddio'r Ateb swyddogaeth cyflym (Ymateb) ar yr ymateb a dderbyniwyd llythyrau yn flaenorol

Ateb swyddogaeth neu ymateb (ar ffurf gryno mae'n edrych fel :) Re helpu'r defnyddiwr ffordd gyflym i ymateb i anfon yn gynharach at yr anfonwr y neges. Mae'r swyddogaeth hon hefyd cais cyffredinol i ddarllen y sgwrs blaenorol gyda'r person ar bwnc penodol. Ond mae'r rheolau o ohebiaeth busnes drwy e-bost yn gofyn i'r anfonwr i ailenwi y pwnc o ysgrifennu busnes, os, ar adeg y drafodaeth gohebiaeth yn cael eu newid.

Cyn anfon llythyr busnes dylid prawfddarllen ar gyfer sillafu ac atalnodi

E-bost ei gwneud yn hawdd i gyfnewid gwybodaeth, ond ni ddylai gohebiaeth busnes esgeuluso rheolau yr iaith Rwsieg, gan y gallai cyfaddef camgymeriad diofal yn effeithio ar hygrededd yr anfonwr. Cyn i chi anfon e-bost, dylech weld y testun sawl gwaith a gwirio yn drylwyr am gamgymeriadau ofograficheskih ac atalnodi. Mae llawer o gleientiaid e-bost yn cael nodwedd gwirio sillafu, felly dylech dalu sylw at y geiriau sydd wedi'u tanlinellu mewn coch. Os ydych yn ansicr o'r sillafiad cywir, dylech ofyn am help gan y Rhyngrwyd neu gwiriwch y sillafu drwy ddefnyddio y geiriadur sillafu.

Dylid maes cyfeiriwyd yn cael ei llenwi yn droad diwethaf

Er mwyn osgoi anfon Dylai llythyrau heb eu gorffen neu heb ei olygu y cyfeiriad cyrchfan llythyr busnes yn cael ei gwblhau yn y Nick o amser cyn ei anfon. Mae'r rheol hon hefyd yn cael ei gynnwys yn y pethau sylfaenol o ohebiaeth busnes drwy e-bost. Mae'n digwydd bod wrth lenwi'r meysydd Cyrchfan e-bost i gynnig rhestr o ddefnyddiwyd yn flaenorol gan y derbynnydd, mae hefyd y dylid hogi eu ffocws er mwyn peidio i anfon llythyr busnes a luniwyd gan y cyfeiriwyd camgymeriad.

Strwythuro llythyr busnes

rheolau strwythuro Testun yn berthnasol nid yn unig i bapur, ond hefyd at y rheolau o ohebiaeth busnes drwy e-bost. Nid yw bob amser yn gyfleus i'r derbynnydd yn darllen llawer iawn o negeseuon testun ar y sgrin. Er mwyn symleiddio pwynt hwn ddylai fod i dorri'r testun i ffurfio rhesymegol paragraffau bach ac osgoi ysgrifennu llythyrau busnes cynigion testun soffistigedig. Dylai hyd gorau posibl o'r un frawddeg mewn llythyr busnes fod yn fwy na phymtheg o eiriau.

Dylai'r Hanfod llythyr busnes yn cael ei ddarparu ar rinweddau

Yn ogystal â thema hon o lythyr busnes, dylai derbynnydd o ddiddordeb a llunio glir y cyntaf a'r ail frawddeg y corff y testun. Tasg anfonwr yw cyflwyno ar ddechrau ysgrifennu'r broblem neu'r mater y mae'r person yn mynd i'r afael i'r derbynnydd. Yn y frawddeg gyntaf, dylid ei diben o dynodedig yn cael ei anfon at llythyr busnes. Sampl: "Rydym yn gwybod i chi fod delerau'r atebolrwydd o dan y contract №45 o 2017/02/01," Ar roi deunyddiau swmp "yn dod i ben. I ymestyn y contract, dylech gyflwyno ail becyn o ddogfennau. " Diolch i'r derbynnydd targed penodedig yn gallu i fanteisio ar y prif syniad o lythyr busnes. Os yw llythyrau yn destun rhy fawr, mae'n well i fanteisio ar y cyfleuster o atodi swyddogaeth o fuddsoddi yn y ffurf dogfen testun, ond gyda blwch testun dylid gadael i'r traethawd ategol sy'n goleuo llythyr busnes. Sampl: "Yr wyf yn dy anfon i gyflwyno copi electronig o'r llythyr o" Mac-weithrediad ". Rhowch wybod eich penderfyniad ar ymestyn y contract №45 o 2017/02/01, "Ar roi deunyddiau swmp" mewn llythyr at y dyddiad cau. "

Am bob e-byst busnes y mae'n rhaid eu hateb

Ceir enghreifftiau negyddol o ohebiaeth fusnes, y derbynnydd yn anwybyddu'r llythyr busnes, am ba bynnag reswm. Weithiau gall fod mewn gwirionedd fod yn achosion lle ni all yr ateb yn cael ei roi o ganlyniad i sefyllfaoedd penodol, er enghraifft, efallai y bydd y datrysiad tymor i'r broblem cymryd sawl diwrnod neu dderbynnydd yn meddwl ac yn methu unwaith ateb y cwestiwn. Yn yr achos hwn, mae sylwadau byr ar y mater, er enghraifft, "Helo, Peter Ivanovich dylid rhoi. Rwyf wedi derbyn eich llythyr, ond heddiw yn ei chael yn anodd i'w ateb, gan fod rhaid i mi ymgynghori â phenaethiaid. Byddaf yn rhoi gwybod eich mater i'r cyfarwyddwr cyffredinol ein cwmni a bydd yn rhoi ymateb swyddogol erbyn diwedd yr wythnos. Yr eiddoch yn gywir, Rheolwr Gwerthiant Belov Ivan Gennadevich. "

Mae'n werth cofio, os oes ymateb yn cael ei roi o fewn tri diwrnod gwaith, y ffaith y gall y distawrwydd y llythyr busnes derbynnydd yn cael ei amcangyfrif fel esgeulustod neu wrthod cyfathrebu gyda'r anfonwr.

Wrth lunio'r llythyr ymateb dylai'r ateb yr holl gwestiynau a godwyd

Os yw'r llythyr wedi'i gyfeirio at dderbynnydd rhaid cwestiynu'r cymeriad, wrth lunio'r llythyr ddarparu atebion i'r cwestiynau i'r blaenoriaethu, sydd yn bresennol yn y testun sy'n deillio o'r llythyr busnes. Pe gofynnwyd cwestiynau, yr anfonwr yn disgwyl cael atebion penodol. Wrth lunio'r atebion llythyr ni ddylech eu rhifo, 'ch jyst angen i chi fynegi barn yn eu trefn. I ateb yr holl gwestiynau hyn, yn gyntaf bydd angen i chi ail-ddarllen sawl gwaith derbyn llythyr busnes, ac os gormod o gwestiynau, y peth gorau i ysgrifennu ar wahân, er mwyn osgoi goll. Os na allwch roi ateb i rai o'r cwestiynau hyn, mae angen nodi bod ar hyn o bryd, am ba bynnag reswm, yr ateb ni ellir ei roi.

Peidiwch â chamddefnyddio'r acronymau, dylunio emosiynol a manteisio

Ceir enghreifftiau negyddol o ohebiaeth fusnes, lle mae'n cael ei wanhau anfonwyr, gan ddefnyddio arwyddion anffurfiol ar ffurf wenu. Mae eu defnydd yn boblogaidd yn y rhwydweithio cymdeithasol, ond nid yw rheolau ohebiaeth busnes yn croesawu arddangosfeydd o'r fath o emosiwn, oherwydd na all y derbynnydd yn adnabod eu gwir werth, ac yn eu derbyn fel annealladwy iddo set o wallau atalnodi.

Mae hefyd yn werth i roi'r gorau i ysgrifennu'r testun mewn llythrennau bras. Ar y Rhyngrwyd a elwir yn set o eiriau a ysgrifennwyd mewn priflythrennau yw "gweiddi ymadroddion" ac ymadroddion o'r fath yn aml yn cario lliw negyddol. Gall derbynnydd wrth ddarllen llythyr busnes electronig yn cael ei ystyried ffont negyddol a fydd yn niweidiol i canfyddiad o ystyr. Os digwydd bod llythyr busnes yn angenrheidiol er mwyn pwysleisio pwysigrwydd pwynt, gwneud gwell defnydd o ymadroddion rhagarweiniol, er enghraifft, "Sylwch fod angen i chi ddarparu pecyn o ddogfennau ar gyfer ymestyn y contract heb fod yn hwyrach na 2017/10/02 flwyddyn," neu "os gwelwch yn dda nodi bod y dogfennau Dylai ymestyn y contract yn cael ei gyflwyno cyn y flwyddyn 2017/02/10. "

Nid oes angen i drosglwyddo gwybodaeth sensitif drwy e-bost

I drosglwyddo gwybodaeth bersonol neu gyfrinachol yn well i roi'r gorau cyfrifon e-bost, fel y mae risg o rhyng-gipio gan wybodaeth hacwyr i'w defnyddio ar gyfer eu dibenion eu hunain. Gall gwybodaeth o'r fath gynnwys: rhifau ffôn, cyfrineiriau o gardiau credyd, cyfrifon banc personol, ac ati Mae'n bwysig cofio bod y wybodaeth yn cael ei storio ar yr asiant post gweinydd ac yn achos y gellir eu dwyn hacio ...

Rhaid i'r llythyr o reidrwydd yn llofnod yr anfonwr

Fel y nodwyd yn gynharach, rhaid i bob e-bost a anfonir yn cynnwys llofnod concretized. Yn aml blychau post datblygwyr gyflwynodd y bloc Signature, lle gallwch roi eich data ar y sefyllfa, enw a rhif ffôn cyswllt. Yn dilyn hynny, bydd yr uned yn cael eu harddangos yn awtomatig ar ddiwedd pob e-bost, a fydd yn symleiddio'r teipio. Mae'n bwysig i greu llofnod fod y derbynnydd yn gallu ateb gyda llythyren y cyfeiriad cywir at yr anfonwr. Enghraifft o lofnod edrych fel hyn: "Yn gywir, Pennaeth Gwerthu Petrov Nikolay Aleksandrovich, 79810000000."

Tynnu casgliadau, dylid nodi bod er mwyn deall sut i gynnal gohebiaeth busnes drwy e-bost, nid oes angen i ddatblygu elfennau ychwanegol a chymhleth. Dylai 'I jyst cadw at y rheolau sylfaenol o arferion a pharchu rheolau'r iaith Rwsieg.